Les types de procédures : ouvert, restreint, cotation, gré à gré, AMI

La procédure est la façon dont l'acheteur met les entreprises en concurrence. Elle dit si vous pouvez répondre, ce que vous remettez et le temps dont vous disposez. Le nom exact change d'un pays et d'un bailleur à l'autre, mais les mécanismes sont les mêmes. L'avis ou le dossier d'appel d'offres indique toujours laquelle s'applique.

Appel d'offres ouvert

Ce que c'est. L'acheteur publie un avis, et toute entreprise qui remplit les conditions peut répondre. C'est la règle pour les marchés d'un certain montant et le cas que décrit l'essentiel de ce guide.

National ou international. Un appel d'offres national vise surtout les entreprises du pays et se publie dans le pays. Un appel d'offres international se publie plus largement et suppose une concurrence étrangère. Cela ne vous en exclut pas : une entreprise locale peut y répondre si elle remplit les critères, mais ils sont souvent plus élevés et le dossier peut être en anglais. À l'inverse, un avis national peut rester ouvert aux étrangers, surtout quand un bailleur le finance.

Ce que vous remettez. Les pièces administratives, l'offre technique, l'offre financière et la caution de soumission si elle est demandée.

Le piège. Croire qu'« ouvert » veut dire « accessible à tous ». Le dossier peut exiger un chiffre d'affaires, des références ou du matériel hors de votre portée. Lisez les critères avant de commencer.

Pour une petite entreprise. Regardez d'abord les lots, c'est-à-dire les parties du marché que l'acheteur met en concurrence séparément. Chaque lot s'évalue à part, et vous pouvez souvent répondre à un seul, aux exigences plus modestes. Si vous répondez à plusieurs, le dossier peut exiger que votre capacité couvre leur somme. Sinon, voyez Groupement et sous-traitance.

Appel d'offres restreint et présélection

Ce que c'est. Seules les entreprises invitées par l'acheteur peuvent remettre une offre. Le mot « restreint » recouvre deux situations : soit l'acheteur a d'abord publié un avis de présélection et retenu les candidats qualifiés, soit il invite directement des entreprises qu'il connaît, là où la règle le permet.

Qui peut répondre. À la présélection, toute entreprise intéressée. Ensuite, seulement celles qui ont été retenues.

Ce que vous remettez. D'abord un dossier de qualification, sans prix : situation juridique, chiffres d'affaires, marchés similaires, moyens. Ensuite, si vous êtes retenu, une offre complète.

Le piège. Prendre la présélection à la légère. Si vous n'y êtes pas, vous ne verrez pas passer la suite. Autre piège : la situation déclarée à la présélection doit rester vraie au moment de l'offre, et le dossier peut demander de le confirmer.

Pour une petite entreprise. Répondez aux avis de présélection de votre secteur, même si le marché paraît loin : c'est une façon d'être connu. Si la procédure se fait sans avis public, seule votre réputation auprès de l'acheteur peut vous faire inviter.

Cotation et demande de prix

Ce que c'est. Pour les petits montants, l'acheteur demande des prix à quelques fournisseurs et choisit, le plus souvent, le moins cher qui soit conforme. On parle selon les pays de cotation, de demande de cotation, de demande de prix ou de demande de renseignements et de prix.

Qui peut répondre. Les entreprises consultées et, quand un avis est publié, toutes celles qui remplissent les conditions.

Ce que vous remettez. Un dossier léger : un devis signé, la fiche technique du produit ou de la prestation et quelques pièces administratives. Les conditions de livraison comptent autant que le prix.

Le piège. Les délais sont courts, parfois quelques jours. Sans attestations à jour, vous êtes éliminé avant même de chiffrer. Un devis oublié dans une boîte de réception vaut un refus.

Pour une petite entreprise. C'est souvent la meilleure porte d'entrée : petits montants, peu de formalités et des premières références. Mais on ne reçoit une demande que si l'acheteur vous connaît. Inscrivez-vous sur les listes de fournisseurs quand il y en a, présentez votre activité aux services des achats des acheteurs de votre région, et gardez une offre type avec vos prix à jour pour répondre vite. Chez les agences internationales, l'équivalent est le RFQ : voyez la page Nations Unies.

Gré à gré

Ce que c'est. L'acheteur traite directement avec une entreprise, sans concurrence ou presque. On l'appelle aussi entente directe ou marché négocié selon les pays. C'est l'exception, réservée à des cas définis : urgence réelle, droit exclusif, prestation qu'un seul fournisseur peut assurer. Elle demande le plus souvent une autorisation.

Qui peut répondre. Personne : il n'y a rien à quoi répondre. Vous ne pouvez pas présenter de candidature à un gré à gré.

Ce que vous remettez. Si l'acheteur vous sollicite, une offre et des justificatifs, puis une négociation.

Le piège. L'intermédiaire qui vous propose d'« arranger » un gré à gré contre une commission. C'est de la corruption : vous risquez l'exclusion des marchés publics et des poursuites, et vous n'avez aucune garantie de résultat.

Pour une petite entreprise. Il y a des façons honnêtes d'être pris en considération. Faites connaître vos capacités rares, comme une représentation exclusive, un agrément ou une présence dans une région difficile. Tenez à jour une page d'entreprise claire. Répondez bien aux petites consultations, car un acheteur rappelle les fournisseurs qui ont bien livré. Et un gré à gré attribué à une autre entreprise peut vous ouvrir de la sous-traitance.

Avis à manifestation d'intérêt (AMI)

Ce que c'est. L'acheteur publie un AMI pour repérer des candidats avant de lancer sa consultation. Vous ne soumissionnez pas encore : vous montrez vos références pour être retenu sur une liste. C'est la voie normale pour les consultants, mais il arrive qu'un acheteur l'utilise aussi pour les travaux ou les fournitures.

Qui peut répondre. Tout cabinet, bureau d'études ou consultant qui entre dans le champ de l'avis, seul ou associé si l'avis l'autorise.

Ce que vous remettez. Une lettre, une présentation de l'entreprise et surtout des missions similaires décrites et prouvées : client, objet, période, montant, votre rôle. Pas de prix, et en général pas encore de méthodologie. L'avis dit si des CV sont demandés.

Comment fonctionne la liste restreinte. L'acheteur note les expériences à partir des critères de l'avis et retient les mieux placés, en nombre limité. Eux seuls reçoivent la demande de propositions, où viennent la méthodologie, les experts et le prix. C'est décrit dans Travaux, fournitures, services, prestations intellectuelles.

Le piège. Envoyer une brochure générale. Le lecteur cherche des missions qui ressemblent à celle de l'avis. Présentez d'abord les plus proches, et utilisez les mots de l'avis. Ne joignez pas de prix.

Pour une petite entreprise. Si vos références sont insuffisantes, associez-vous à un cabinet qui a celles qui manquent. Faites-le dès la manifestation d'intérêt, car changer ensuite la composition de l'équipe est souvent encadré.

Appel d'offres en deux étapes

Ce que c'est. Pour un achat complexe, dont l'acheteur ne peut pas encore tout spécifier, il demande d'abord des propositions techniques sans prix, en discute avec les candidats et précise son besoin. Il demande ensuite des offres finales avec prix.

Qui peut répondre. Les entreprises admises à la première étape, à laquelle l'avis invite en général.

Ce que vous remettez. Une proposition technique sans prix, puis une offre technique révisée et une offre financière.

Le piège. Confondre avec les deux enveloppes. Deux enveloppes, c'est une offre technique et une offre financière remises le même jour et ouvertes séparément. Ici, ce sont deux remises à des moments différents. Autre piège : indiquer un prix à la première étape.

Pour une petite entreprise. La procédure est longue et coûteuse, et rarement à votre portée seul. L'accès passe plutôt par un partenariat avec un grand candidat, comme spécialiste ou sous-traitant.

Accord-cadre et marché à commandes

Ce que c'est. L'acheteur choisit un ou plusieurs fournisseurs pour une période donnée, avec des prix ou des conditions fixés d'avance, puis passe commande selon ses besoins. Les noms varient : accord-cadre, marché à commandes, marché de clientèle, ou contrat à long terme chez les organismes internationaux.

Qui peut répondre. Selon la procédure de départ, le plus souvent un appel d'offres. S'il y a plusieurs titulaires, ils sont parfois remis en concurrence à chaque commande.

Ce que vous remettez. Une offre classique, avec des prix unitaires qui vous engagent pendant toute la durée.

Le piège. Lire le montant maximum comme un chiffre d'affaires garanti. L'acheteur peut commander bien moins, et le dossier fixe parfois un minimum, parfois rien. Vérifiez aussi si vos prix peuvent être révisés : un prix bloqué et un coût qui monte, cela se paie sur toute la période.

Pour une petite entreprise. Les commandes régulières sont précieuses, mais elles demandent du stock, une trésorerie et la capacité de livrer vite à chaque commande. Calculez ce que vous pouvez tenir au volume le plus élevé.

Dans votre pays

Voici les procédures de votre pays, sous leurs noms locaux, avec les cas où chacune s'utilise.

Le choix de la procédure dépend souvent du montant estimé. Les seuils ci-dessous le fixent quand le code national s'applique. Un bailleur ou un organisme international a les siens.

Un acheteur n'a pas le droit de découper un besoin en petits achats pour rester sous un seuil et éviter une procédure plus exigeante : c'est le fractionnement. Il ne faut pas le confondre avec les lots, qui sont légitimes et publiés dans un même avis. Si la règle de fractionnement vous semble contournée sur un marché, voyez Contester une décision.

Et ensuite

La procédure dit comment l'acheteur met en concurrence, et le type de marché dit ce que vous devez prouver : voir Travaux, fournitures, services, prestations intellectuelles.