Évaluation et attribution : ce qui se passe après le dépôt (Guinée)

Une fois les plis ouverts, votre offre disparaît dans une commission, et vous n'entendez souvent plus rien pendant des semaines, parfois des mois. Ce silence est normal, mais votre travail ne s'arrête pas : la commission peut vous écrire à tout moment, et une réponse tardive peut vous éliminer. Voici ce qui se passe pendant ce temps, dans l'ordre, et ce que vous devez faire.

Ce que fait la commission, dans l'ordre

La commission d'évaluation applique la grille et les critères écrits dans le dossier d'appel d'offres, pas autre chose. L'ordre habituel est le suivant.

La conformité administrative
Les pièces demandées sont-elles là, valables, signées ? La caution est-elle conforme ? C'est ici que tombent les attestations expirées et les formulaires manquants. Dans certains dossiers, la commission accepte qu'une pièce non essentielle soit complétée après coup. Ne comptez pas là-dessus.
L'examen technique
Votre offre répond-elle à ce qui est demandé ? La commission vérifie les critères éliminatoires, les références, le personnel, le matériel et le planning, et elle attribue une note si le dossier en prévoit une. Souvent, une offre qui n'atteint pas le minimum technique n'est même pas ouverte côté prix.
L'examen financier
La commission refait les calculs, corrige les erreurs, ajuste les prix pour les rendre comparables, applique les préférences s'il y en a, et repère les offres anormalement basses.
Le classement et la vérification finale
Elle classe les offres et propose un attributaire. Certains dossiers prévoient à ce stade une vérification plus poussée de l'entreprise la mieux classée : capacités financières, références, parfois une visite. Si elle échoue, on passe à la suivante.

Après l'avis de la commission, l'attribution passe souvent par une validation : autorité de contrôle ou non-objection du bailleur, selon le marché. C'est l'une des raisons pour lesquelles le résultat peut tarder.

Moins-disant ou note pondérée

Le dossier dit laquelle de ces deux méthodes s'applique. Les travaux, fournitures et services courants utilisent le plus souvent la première, les prestations intellectuelles la seconde.

L'offre évaluée la moins-disante. Parmi les offres conformes aux exigences, le marché va à celle dont le prix évalué est le plus bas. Le prix évalué peut différer du prix lu : corrections d'erreurs, ajustements, préférences. Une note technique élevée ne rapporte rien de plus ici. Il suffit de passer le seuil.

La note pondérée. La commission note la qualité technique et le prix, puis elle les combine selon les poids écrits dans le dossier. La meilleure note combinée l'emporte, même si elle n'a pas le prix le plus bas. C'est le cas classique du marché de consultants, avec une enveloppe financière ouverte seulement pour ceux qui ont atteint la note technique minimale.

Après un classement de consultants, le contrat fait en général l'objet d'une négociation avec le premier classé. Sur un appel d'offres classique, la négociation du prix est le plus souvent interdite. Chez les entreprises privées et certaines organisations, elle peut au contraire être courante : voir Qui achète et quelles règles s'appliquent.

Si la commission vous écrit

La commission peut demander une précision : un document illisible, une date à confirmer, une référence à éclaircir. Cette demande se fait par écrit, et elle donne un délai, souvent très court.

Répondez tout de suite, et par écrit. Surveillez l'adresse électronique et le téléphone que vous avez donnés dans l'offre, y compris pendant vos déplacements. Une réponse tardive peut être traitée comme une absence de réponse.
Répondez seulement à ce qui est demandé. Vous éclaircissez votre offre, vous n'en écrivez pas une meilleure.
Vous ne pouvez pas changer votre prix, ni ce qui transformerait le fond de l'offre. La seule modification de prix habituelle est la correction d'une erreur de calcul par la commission.

N'essayez pas non plus de joindre les membres de la commission en privé. Toute tentative d'influence peut entraîner le rejet de votre offre, et des sanctions plus lourdes.

Préférences et offres anormalement basses

Certaines règles accordent une préférence, par exemple aux entreprises nationales, régionales ou locales, ou aux PME. Elle prend souvent la forme d'une marge appliquée uniquement dans la comparaison : le prix du concurrent étranger est majoré pour le calcul, et le marché est ensuite signé à votre prix réel. Si vous y avez droit, joignez ce que le dossier demande pour le prouver, car elle n'est pas toujours appliquée d'office.

Si votre prix paraît anormalement bas, la commission peut vous demander de le justifier. Préparez vos devis et votre sous-détail : voir Chiffrer son offre financière.

La règle en Guinée

Évaluation des offres

L'attribution va à l'offre conforme, évaluée la moins-disante, du soumissionnaire qui satisfait aux critères de qualification, sans négociation. Les critères sont dans le dossier : prix, coût du cycle de vie, délais, garanties, personnel, etc. Les variantes ne sont prises en compte que si le dossier les autorise (art. 22, 75, 76, 77 et 84).[2]
La commission peut demander des éclaircissements écrits, que vous avez 5 jours calendaires pour fournir, sans modifier votre offre ; elle peut corriger les erreurs arithmétiques. Les offres anormalement basses ou anormalement élevées peuvent être rejetées après une demande de justification écrite, à fournir sous 5 jours calendaires (art. 75 et 83).[2]

Préférences et PME

Préférence nationale : un pourcentage inscrit au dossier, d'au plus 7 % pour les travaux et 15 % pour les fournitures et services. Conditions : pour le BTP, au moins 30 % d'intrants communautaires et 50 % de cadres et personnel nationaux ; pour les cabinets d'études, plus de 50 % de l'étude réalisée par eux ; pour les fournisseurs, au moins 30 % de valeur ajoutée guinéenne, ou la nationalité du soumissionnaire pour des fournitures importées. Les personnes morales doivent être détenues à plus de moitié et contrôlées par des Guinéens (art. 78 et 79).[2]
Un artisan ou une entreprise artisanale établis en Guinée peut avoir 5 % de préférence, cumulable avec la préférence nationale. Pour les collectivités locales, un candidat qui sous-traite au moins 30 % à un artisan peut recevoir jusqu'à 5 % de plus (art. 79).[2]
Dans un appel d'offres, l'acheteur applique une marge d'au plus 15 % à l'offre d'un soumissionnaire qui sous-traite au moins 30 % de la valeur du marché à une PME nationale. La sous-traitance de plus de 30 % de la valeur globale est interdite (art. 114).[2]

La prolongation de validité

Votre offre est valable pendant une durée fixée par le dossier. Si l'évaluation dépasse cette durée, l'acheteur peut vous demander de la prolonger.

Prenez cette demande au sérieux et répondez dans le délai fixé. En règle générale :

vous pouvez refuser, et vous sortez alors de la compétition sans perdre votre caution ;
si vous acceptez, vous gardez votre prix, sauf clause contraire, et vous devez faire prolonger votre caution par la banque si sa date de validité devient trop courte.

Avant de répondre, refaites vos comptes. Vos fournisseurs tiennent-ils encore leurs prix ? Le marché est-il encore rentable à ce montant ? Ne laissez jamais une demande sans réponse, car votre offre risque de sortir sans que vous l'ayez décidé.

Lire une attribution provisoire

L'attribution provisoire, parfois publiée sous le nom d'avis d'attribution, est la décision de la commission ou de l'autorité compétente avant la signature du contrat. Elle ouvre le plus souvent une période pendant laquelle les soumissionnaires peuvent contester, avant toute signature.

Selon le pays, elle paraît dans le journal des marchés, sur le portail public ou sur le site de l'acheteur, et les soumissionnaires reçoivent parfois un courrier. Lisez-la avec attention :

Le nom de l'attributaire et le montant retenu. Comparez avec ce qui a été lu à l'ouverture. Un écart peut s'expliquer par une correction, ou vous donner une question à poser.
Le lot. Vérifiez qu'il s'agit bien du vôtre.
Les délais. Notez immédiatement la date de publication ou de réception : c'est souvent elle qui fait courir le délai de recours. Voir Contester une décision.
Les motifs de rejet, quand ils sont indiqués.

Une attribution provisoire n'est pas encore un marché. Si vous êtes retenu, ne commencez rien et n'achetez rien avant la notification et les étapes qui suivent. Elles sont décrites dans Exécuter le marché et se faire payer.

La règle en Guinée

Après l'avis de non-objection de la DGCMP, le procès-verbal d'attribution provisoire est publié (sites de l'autorité et de l'ARMP, affichage, Journal des marchés publics). L'attribution est notifiée au retenu, les autres sont informés en même temps, et leur garantie d'offre leur est rendue. Un soumissionnaire écarté reçoit par écrit les motifs de rejet, le montant et le nom de l'attributaire, et peut obtenir copie du procès-verbal et du rapport d'analyse dans les 5 jours ouvrables de sa demande écrite (art. 80 et 81).[2]
L'acheteur respecte un délai minimum de 15 jours ouvrables après la publication avant de signer le marché et de le soumettre à approbation. Pendant ce délai, un candidat qui a intérêt à contester doit exercer son recours, sous peine de forclusion (art. 81).[2]
Le marché est signé dans les 5 jours ouvrables de la réception du projet validé par la DGCMP, approuvé en 3 à 7 jours ouvrables, puis notifié dans les 5 jours calendaires suivant l'approbation. Il entre en vigueur à la notification, et un avis d'attribution définitive est publié sous 15 jours calendaires. Un marché non approuvé est nul et l'entreprise qui l'exécute le fait à ses risques (art. 85 à 89). Aucun avis d'appel d'offres ne peut être lancé sans preuve du financement (art. 20).[2]

Demandez toujours les motifs de votre rejet

Si vous perdez, écrivez à l'acheteur pour demander pourquoi. Faites-le même si vous ne comptez pas contester. Dans la plupart des marchés publics et chez les bailleurs, vous pouvez obtenir au moins les raisons du rejet de votre offre, et certaines organisations proposent un entretien de débriefing. Une entreprise privée ne vous doit souvent rien, mais une demande polie coûte peu.

Une réponse sert à trois choses. Vous savez si vous avez été éliminé sur une pièce, sur la technique ou sur le prix. Vous corrigez ce point pour la prochaine offre. Et si le motif ne correspond pas à ce que dit le dossier, vous avez un élément concret, à condition d'agir dans le délai. Une lettre courte suffit : la référence de l'avis, le lot, votre demande, et rien d'autre.

Évaluation et attribution : ce qui se passe après le dépôt