Exécuter le marché et se faire payer (Guinée)

Gagner le marché n'est que la moitié du chemin. C'est pendant l'exécution qu'une petite entreprise gagne de l'argent ou en perd, le plus souvent à cause d'un travail fait sans ordre écrit ou d'un paiement qui tarde. Cet article suit le marché de la notification à la dernière garantie libérée. Votre contrat prévaut sur ce qui suit, alors lisez-le en entier avant de commencer.

De la notification au démarrage

L'ordre et les noms de ces étapes changent selon le pays et l'acheteur, mais on les retrouve presque partout.

Notification
L'acheteur vous informe officiellement que le marché vous est attribué. Le délai pour la suite commence souvent à cette date. Gardez la preuve de réception.
Signature et approbation
Vous signez le contrat. Selon le montant et le pays, une autorité doit encore l'approuver avant qu'il prenne effet. Relisez les montants, les délais et les pièces jointes avant de signer.
Garantie de bonne exécution
Vous la remettez dans le délai fixé. Retarder ce document peut faire perdre le marché. Voir Cautions et garanties.
Enregistrement
Là où la règle l'exige, le contrat doit être enregistré auprès de l'administration fiscale, ce qui a un coût. Sans cela, vos paiements peuvent être bloqués.
Ordre de service
L'ordre de service est l'instruction écrite de commencer. C'est en général à partir de sa date, ou de celle qu'il indique, que court votre délai d'exécution. Ne démarrez pas sans lui, et notez la date de réception.
Avance de démarrage
Si le contrat prévoit une avance, demandez-la dès que possible avec la garantie exigée. Elle aide à financer le démarrage, mais ne comptez pas sur son arrivée immédiate : prévoyez de quoi tenir sans elle.

Pendant l'exécution : tout par écrit

Votre meilleure protection est un dossier complet. Quand un désaccord éclate, ce qui n'est pas écrit n'existe pas.

Tenez le journal. Sur un chantier, le journal de chantier note chaque jour l'effectif, le matériel, la météo, les livraisons, les visites et les problèmes. Pour une fourniture ou un service, gardez l'équivalent : bons de livraison, feuilles de présence, comptes rendus. C'est ce journal qui montre plus tard qu'un retard vient de l'acheteur, et pas de vous.

Ne travaillez jamais sans ordre écrit. Un responsable vous demande sur place un ouvrage de plus, ou un changement de modèle. Sans écrit de la personne qui a le pouvoir de l'ordonner, vous risquez de ne jamais être payé pour ce travail, même s'il a été fait de bonne foi. Répondez poliment, et demandez l'ordre de service ou l'avenant (l'acte qui modifie le contrat) avant de commencer.

Signalez les problèmes tout de suite. Plans erronés, accès au site refusé, paiement en retard : écrivez dès que le problème apparaît, en demandant une prolongation du délai s'il y a lieu. Beaucoup de contrats prévoient un temps limité pour réclamer.

Surveillez les pénalités. La pénalité de retard se calcule le plus souvent sur la durée du retard, et elle est retenue sur vos paiements, parfois jusqu'à un plafond au-delà duquel le contrat peut être résilié. Elle s'applique à un retard qui vous est imputable. D'où l'importance du journal, et des demandes écrites de prolongation pour tout ce qui ne vient pas de vous.

Faites réceptionner par étapes. Quand le contrat le permet, faites constater chaque partie livrée ou chaque phase achevée par un procès-verbal. Cela déclenche des paiements et limite les discussions de fin de marché. Sur un chantier, faites constater les ouvrages qui seront recouverts avant qu'ils ne disparaissent.

La chaîne de paiement

Dans un marché public, votre paiement passe en général par plusieurs mains, et chaque étape peut bloquer. Comprendre la chaîne vous dit à qui parler.

Votre demande
Une facture, ou un décompte pour les travaux, c'est-à-dire l'état daté de ce qui a été réalisé et de ce qui est dû. Joignez les pièces que le contrat exige : procès-verbal de réception, bons de livraison, attachements (les relevés de quantités signés par les deux parties).
La vérification
Le maître d'œuvre (l'ingénieur qui supervise pour l'acheteur), le contrôleur ou le service technique vérifie les quantités, puis l'acheteur certifie le service fait. C'est ici que se trouvent la plupart des retours et des corrections.
L'ordonnancement
L'autorité compétente ordonne de vous payer. Elle donne l'instruction formelle au comptable, avec le montant et le bénéficiaire.
Le paiement
Le comptable public, ou le service financier du projet, effectue le virement, après ses propres contrôles et selon la disponibilité de la trésorerie.

Sur un projet financé par un bailleur, la chaîne passe souvent par l'unité de projet, et elle peut demander l'intervention du bailleur ou de l'État pour la part qui les concerne. Une organisation internationale ou une entreprise privée a son propre circuit, le plus souvent plus court. Le contrat ou le service financier vous le dira.

Pourquoi ça bloque

Les causes les plus courantes sont une facture incomplète ou non conforme, un visa qui attend parce que la personne est absente, un budget qui n'est pas disponible, une trésorerie publique tendue, un changement de responsable, ou le financement d'un bailleur qui n'arrive pas. Vous ne pouvez pas tout résoudre, mais vous pouvez éviter les deux premières.

Comment suivre

Déposez chaque facture avec une copie, et faites-la tamponner ou signer. Cette décharge prouve la date, à partir de laquelle se calcule tout retard.
Tenez un tableau simple : numéro de facture, montant, date de dépôt, étape, personne à contacter, date de la dernière relance.
Relancez régulièrement, avec courtoisie, à chaque étape de la chaîne, et confirmez par écrit ce qu'on vous dit de vive voix.
Si une pièce manque, corrigez le jour même : tout retard de votre part repousse votre paiement.

Intérêts de retard

Quand le texte applicable ou le contrat le prévoit, un paiement au-delà du délai fixé ouvre droit à des intérêts moratoires, c'est-à-dire des intérêts dus par l'acheteur pour son retard. Ce droit n'existe pas partout de la même façon, et il faut souvent les réclamer par écrit. Beaucoup d'entreprises hésitent à le faire. Au minimum, gardez les preuves de date, qui vous laissent le choix.

La règle en Guinée

Avance de démarrage

L'avance de démarrage est plafonnée à 20 % du montant initial pour les travaux et prestations intellectuelles, 30 % pour les fournitures et autres services. Elle est prévue au dossier d'appel d'offres, garantie à hauteur de son montant (sauf prestations intellectuelles avec avance d'au plus 10 %), versée dans les 45 jours de la réception de la garantie, et remboursée au plus tard quand les prestations réalisées atteignent 80 % du marché. Le titulaire peut y renoncer (art. 100 et 134).[2]

Retenue de garantie

Quand le marché comporte un délai de garantie, l'acheteur peut retenir jusqu'à 5 % de chaque paiement comme retenue de garantie, fixée au cahier des charges et remboursée au plus tard à la réception définitive. Elle peut être remplacée par une garantie définie par arrêté du ministre des Finances (art. 103).[2]

Paiement

L'acheteur paie les acomptes et le solde dans un délai maximum de 60 jours calendaires, compté à partir du dernier jour de constatation de l'exécution ou de la livraison. Il peut suspendre ce délai seulement pour des causes imputables au titulaire, en réclamant les pièces 45 jours au moins avant l'échéance. Les collectivités peuvent accorder des délais plus courts aux PME de leur ressort (art. 137 et 138).[2]
Un retard de paiement donne droit de plein droit à des intérêts moratoires au taux d'escompte de la Banque centrale de la République de Guinée majoré d'un point, payables dans les 60 jours de votre demande motivée et chiffrée. Les pénalités de retard et pénalités particulières ne dépassent pas, ensemble, 10 % du montant TTC du marché de base, sous peine de résiliation (art. 142 et 143).[2]

Financer l'attente

Le besoin de trésorerie est l'un des premiers dangers d'un marché public pour une petite entreprise. Prévoyez-le dès le chiffrage, comme le montre Chiffrer son offre financière, et parlez à votre banque avant de signer. Plusieurs outils existent selon les banques et les pays.

La facilité de caisse ou le découvert : un crédit à court terme adossé à votre compte, pour couvrir les écarts entre vos dépenses et vos encaissements.
Le nantissement de marché : vous donnez à la banque un droit sur les paiements de ce marché, en échange d'un crédit. Elle demande souvent que les paiements passent par votre compte chez elle, et l'acheteur doit souvent en être informé dans les formes prévues.
L'escompte ou la cession de créance : la banque, ou une société spécialisée, vous avance le montant d'une facture validée, moins une commission, sans attendre que l'acheteur paie.
Le crédit fournisseur : un délai négocié avec vos fournisseurs. Ce n'est pas un produit bancaire, mais c'est souvent le premier levier.

Calculez toujours le coût et comparez-le à votre marge. Un crédit trop cher peut absorber le bénéfice du marché.

Réception et libération des garanties

La fin du marché se fait le plus souvent en deux temps pour les travaux. Une fourniture simple peut n'en avoir qu'un.

La réception provisoire. L'acheteur constate que le travail est achevé, avec un procès-verbal et une liste éventuelle de réserves, c'est-à-dire les défauts à reprendre. Elle arrête en général le risque de pénalité de retard et ouvre la période de garantie. Demandez-la par écrit dès que vous êtes prêt, et levez les réserves sans attendre.

La réception définitive. À la fin de la période de garantie, si les défauts ont été repris, l'acheteur prononce la réception définitive. C'est le moment où, en général, vous récupérez la retenue de garantie et les garanties restantes.

Ces libérations ne viennent pas toujours toutes seules. Écrivez pour demander la mainlevée, l'acte qui libère la banque, et le solde de la retenue. Une caution oubliée continue de vous coûter des frais et de bloquer de l'argent.

Votre prochaine référence

Dès la réception, demandez une attestation de bonne exécution, signée de l'acheteur, avec l'objet du marché, le montant, les dates et une appréciation. C'est elle qui vous permettra de prouver cette référence à la prochaine offre, comme l'explique Rédiger une offre technique qui passe. Plus vous attendez, plus elle sera difficile à obtenir, car les responsables changent.

Exécuter le marché et se faire payer